Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, hoe zit het ook alweer?

Door Arjan

Het einde van het jaar nadert en dan komt elk jaar dezelfde vraag voorbij: hoe zit het met het meenemen van vakantiedagen naar het nieuwe jaar? In deze coronacrisistijd extra ingewikkeld, want als werkgever wil je misschien je medewerkers vragen verlof op te nemen, terwijl je als werknemer liever je dagen niet opneemt als je niet op vakantie kunt.

Elke werknemer in Nederland heeft op grond van de wet recht op vakantiedagen, maar je kunt niet dwingen deze direct op te nemen. In een cao of arbeidsovereenkomst kan in sommige gevallen zijn beschreven dat een medewerker aanvullend recht heeft op bovenwettelijke vakantiedagen. Wat is het verschil en hoe bouw je ze op? Hoe zit het met de vervaltermijnen en eventuele uitbetaling?

 

Opbouw en onderscheid wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Op grond van de wet heb je een minimum aantal vakantiedagen = wettelijk verlof. Dit is vier keer het aantal uren dat een medewerker per week werkt en wordt doorberekend naar de ratio van je dienstverband. Werk je 40 uur, dan heb je volgens de wet recht op 160 (4x40) vakantie uren, met andere woorden 20 vakantiedagen. Werk je bijvoorbeeld 28 uur, dan heb je recht op 112 (4x28) vakantie uren, oftewel 14 vakantiedagen. Tijdens de vakantie betaalt je werkgever het loon door. Wettelijke vakantiedagen worden ook opgebouwd tijdens zwangerschaps- of ziekteverlof.

Dit zijn je wettelijke vakantiedagen. Alles wat daar extra bovenop komt behoort tot het bovenwettelijke verlof. Krijg jij dus vijf extra vakantiedagen in het jaar cadeau, dan vallen deze onder het bovenwettelijke verlof.

Wil je verlof opnemen, dan zal je werkgever binnen 2 weken na de aanvraag moeten reageren. Doe je dit niet binnen deze termijn, dan zegt de wet dat de vakantie wordt vastgesteld zoals de werknemer heeft ingediend.

 

Vervaltermijnen en geldigheid wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

o Je wettelijke vakantiedagen zijn 6 maanden geldig na het opbouwjaar. Heb jij dus in 2020 je dagen opgebouwd, dan vervallen ze op 1 juli 2021. Tenzij er andere afspraken zijn gemaakt in je arbeidsovereenkomst of cao, mag de werkgever je niet verplichten de wettelijke vakantiedagen op te nemen.
o Bovenwettelijke vakantiedagen zijn langer geldig: tot 5 jaar na het opbouwjaar. Bovenwettelijke vakantiedagen die in 2020 zijn opgebouwd kan de werknemer dus tot en met 2025 opnemen. Ook hierbij geldt dat de werknemer niet verplicht mag worden bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen. Wél mogen in onderling overleg met de werkgever, bovenwettelijke vakantiedagen worden ingeleverd in ruil voor ziekte dagen of bijzonder verlof.
 

Het uitbetalen van vakantiedagen: mag de werkgever dit doen?

o Gedurende het dienstverband mogen wettelijke vakantiedagen niet afgekocht worden. Bij einde van het dienstverband kunnen deze bij de eindafrekening uitbetaald worden.
o Op verzoek van de werknemer mogen bovenwettelijke vakantiedagen altijd uitbetaald worden. De werkgever mag niet dit op eigen initiatief doen. Uitbetaling kan alleen na onderling overleg.
 

Hoe houd je (boven)wettelijk verlof bij?

Door het verschil in contracten, vervaltermijnen en misschien deels uitbetaald bovenwettelijk verlof, is het bijhouden van (boven)wettelijk verlof een tijdrovende klus. Zeker wanneer je het verlof met de hand moet bijwerken. Om financiële flaters te voorkomen kun je de verlofregistratie digitaliseren en automatiseren. Alle opgebouwde uren worden nauwkeurig geregistreerd, waardoor de opbouw van verlof geautomatiseerd plaatsvindt. Dit bespaart tijd, je betaalt nooit meer uit dan hetgeen waar de werknemer recht op heeft, en discussies met je medewerkers over het saldi worden vermeden.
 

Verlofsaldi delen met je medewerkers

Door inzage te geven in het verlofsaldo kun je je medewerkers stimuleren om vakantiedagen op te nemen. Hardwerkende collega’s hebben immers genoeg lichamelijke en psychische rust nodig, maar zoals eerder genoemd mag je diegenen verplichten verlof op te nemen. Wil je je medewerkers inzicht geven in het verlofsaldi, dan is een personeelsplanning app, ook wel een verlof app, een handig hulpmiddel. Via het dashboard met persoonlijke gegevens zien je medewerkers, naast hun rooster, ook hoeveel verlofuren ze hebben. De app is overal toegankelijk en de data wordt realtime bijgewerkt.

Als er inzicht is in het saldo, zullen medewerkers ook niet tot het eind van het jaar wachten met opnemen van hun wettelijke en bovenwettelijke verlofuren, omdat ze dit ver van tevoren kunnen zien. Dit scheelt natuurlijk ook voor de personeelsplanners, die niet last minute met een tekort aan krachten zitten en een gebalanceerd werkrooster gegarandeerd wordt. Hoe fijn!

 

Meer informatie over de verlofregistratie van booq Personeelsplanner? Neem vrijblijvend contact met ons op.